W większości firm systemy informatyczne są dziś podstawowym narzędziem pracy. Dane klientów, dokumenty finansowe, systemy księgowe, aplikacje do obsługi pacjentów czy spraw prawnych – wszystko to funkcjonuje w środowisku cyfrowym. W praktyce oznacza to, że każda poważniejsza awaria IT może zatrzymać działalność firmy z dnia na dzień. Właśnie w tym miejscu pojawia się pojęcie Disaster Recovery.
Czym jest Disaster Recovery?
Disaster Recovery to zaplanowany zestaw działań, procedur i rozwiązań technicznych, których celem jest przywrócenie działania systemów oraz dostępu do danych po wystąpieniu poważnego incydentu. Może nim być awaria serwera, atak ransomware, błąd pracownika, przerwa w dostawie prądu, pożar czy zalanie pomieszczeń biurowych.
Warto podkreślić, że Disaster Recovery nie jest synonimem kopii zapasowej. Backup jest jedynie jednym z elementów całości. Plan DR obejmuje również odpowiedzi na pytania: które systemy są kluczowe, w jakiej kolejności powinny zostać odtworzone, kto jest odpowiedzialny za poszczególne działania oraz jak długo firma może funkcjonować w trybie awaryjnym.
Celem Disaster Recovery jest ograniczenie skutków awarii do minimum i umożliwienie firmie możliwie szybkiego powrotu do normalnej pracy.
Czym jest RTO i dlaczego ma znaczenie
Jednym z podstawowych pojęć związanych z Disaster Recovery jest RTO (Recovery Time Objective). Oznacza ono maksymalny czas, jaki może upłynąć od momentu awarii do przywrócenia działania danego systemu lub usługi.
RTO jest zawsze kompromisem pomiędzy potrzebami biznesu a kosztami technicznymi. Im krótszy wymagany czas odtworzenia, tym bardziej zaawansowane – a co za tym idzie droższe – rozwiązania są potrzebne. Dlatego RTO powinno być ustalane świadomie, na poziomie zarządczym, a nie wyłącznie technicznym.
Dla jednych firm kilkugodzinny przestój będzie do zaakceptowania, dla innych nawet kilkanaście minut niedostępności systemów może oznaczać poważne konsekwencje.
Dlaczego Disaster Recovery jest ważne dla małych i średnich firm
Często można spotkać się z przekonaniem, że Disaster Recovery jest potrzebne głównie dużym organizacjom. W praktyce małe i średnie firmy są często bardziej narażone na skutki awarii, ponieważ dysponują mniejszymi zasobami i rzadziej posiadają wewnętrzne zespoły odpowiedzialne za bezpieczeństwo IT.
W kancelariach prawnych brak dostępu do dokumentów i akt spraw może prowadzić do przekroczenia terminów procesowych, naruszenia poufności danych klientów oraz konsekwencji prawnych. W takich przypadkach problem nie kończy się na przestoju operacyjnym – może mieć realne skutki finansowe i reputacyjne.
Biura rachunkowe działają w oparciu o konkretne terminy rozliczeń podatkowych i finansowych. Awaria systemów w kluczowym momencie może uniemożliwić terminowe wykonanie obowiązków wobec klientów i urzędów, co bezpośrednio przekłada się na odpowiedzialność biura.
Placówki medyczne są szczególnym przypadkiem, ponieważ ciągłość działania systemów informatycznych ma wpływ nie tylko na organizację pracy, ale również na bezpieczeństwo pacjentów. Brak dostępu do dokumentacji medycznej, systemów rejestracji czy wyników badań może sparaliżować funkcjonowanie placówki i narazić ją na konsekwencje prawne.
Dlaczego warto zlecić przygotowanie planu zewnętrznej firmie
Skuteczny plan Disaster Recovery wymaga doświadczenia oraz spojrzenia na firmę z perspektywy całościowej odpowiedzialności za ciągłość działania. Zewnętrzna firma specjalizująca się w takich projektach potrafi przeprowadzić rzetelną analizę ryzyk, wskazać newralgiczne obszary oraz zaproponować rozwiązania dopasowane do realnych potrzeb biznesowych.
Istotną zaletą współpracy z firmą zewnętrzną jest również obiektywizm. Wewnętrzne zespoły IT często skupiają się na bieżącej eksploatacji systemów, pomijając scenariusze skrajne, które zdarzają się rzadko, ale mają bardzo poważne skutki. Dobrze zaprojektowany plan Disaster Recovery powinien być również regularnie testowany, co w praktyce bywa pomijane bez wsparcia z zewnątrz.
Jak bolesna jest utrata danych
Utrata danych to jeden z najbardziej kosztownych scenariuszy, z jakimi może zmierzyć się firma. Koszt nie ogranicza się wyłącznie do prób ich odzyskania. Do strat należy doliczyć przestoje w pracy, zaangażowanie pracowników w działania awaryjne, utratę zaufania klientów oraz potencjalne konsekwencje prawne.
W wielu przypadkach skutki incydentu są odczuwalne przez długi czas po jego zakończeniu. Firmy, które nie posiadały planu Disaster Recovery, często potrzebują miesięcy, aby wrócić do stabilnego funkcjonowania, a część z nich nie jest w stanie odbudować swojej pozycji rynkowej.
Podsumowanie
Disaster Recovery nie jest rozwiązaniem „na wszelki wypadek”, lecz elementem odpowiedzialnego zarządzania firmą. Świadome określenie RTO, przygotowanie procedur awaryjnych oraz współpraca z doświadczonym partnerem technologicznym pozwalają znacząco ograniczyć ryzyko związane z awariami i utratą danych. Dla małych i średnich przedsiębiorstw jest to inwestycja w stabilność, bezpieczeństwo i ciągłość działania biznesu.